Gestelde vragen

Heeft u een vraag ?

Wij staan voor u klaar met een antwoord, of we zoeken het voor u op

Op deze pagina plaatsen wij een aantal vragen die ons gesteld zijn (en ons antwoord).

9 juni 2020

Corona

Wanneer mag het verenigingsgebouw weer open ?

Kunnen tuinen weer overgedragen worden ?

De Svin heeft een advies gestuurd aan de Rotterdamse tuinverenigingen. Onderstaand kunt u dit advies lezen. Uiteindelijk besluit het bestuur of het verenigingsgebouw weer opengesteld wordt en of de overdracht van tuinen weer opgestart wordt.

Advies Svin dd 8 juni ’20:

" De basis maatregelen om verspreiding van het coronavirus te voorkomen zijn iedereen inmiddels wel bekend.

Op 2 juni jl. heeft de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijmond een nieuwe noodverordening afgekondigd.

Afgeleid hiervan adviseert SViN samen met de Gemeente Rotterdam de volgende richtlijnen:

voorkom en vermijd drukte
er geldt geen maximum aantal bezoekers meer, maar zorg dat dit niet uit de hand loopt
iedereen houdt 1,5 meter afstand van elkaar, behalve als je tot hetzelfde huishouden behoort

Naar aanleiding van vragen die wij ontvingen over de kantines, adviseert de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond als volgt:

Kantines mogen weer open, onder de volgende voorwaarden:

Binnen max. 30 personen, aan een tafel, vooraf reserveren, voldoende afstand (1,5 meter) tussen aanwezigen (bij meer dan 2 personen)
Terras onbeperkt aantal, zolang het tot het terras behoort, minimale afstand 1,5 meter tussen de mensen (bij meer dan 2 personen), allemaal aan een tafel (reserveren niet verplicht)
Bij controle moeten de genomen maatregelen kunnen worden aangetoond, tevens is de uitbater verantwoordelijk voor naleving van deze regels binnen en op het terras.

Denk bij de uitvoering hiervan aan markeringen, kuchschermen, schoonmaak toiletten, contactloos betalen etc.

Verdere activiteiten, zoals werkbeurten, taxeren, overschrijven van huisjes, bestuursvergaderingen, commissievergaderingen kunnen naar eigen inzicht geregeld worden. Probeer dit zo veel mogelijk buiten te organiseren, maar volg altijd de maatregelen vanuit de noodverordening.

Ook kunnen o.a. de tuinwinkel en gereedschapsschuur opengesteld worden met inachtneming van deze maatregelen.

Nogmaals dit zijn adviezen. Wanneer het bestuur besluit deze versoepelingen nog niet door te voeren, dan zijn zij daar vrij in. Communiceer dit goed met de leden. "

3 juni 2020

Corona

De Algemene Ledenvergadering kan niet plaatsvinden. Wat nu ?

Als gevolg van de coronacrisis komen verenigingen (verenigingsbesturen) in een lastig parket met betrekking tot de algemene ledenvergadering:

Enerzijds staat in de statuten dat een vereniging een algemene ledenvergadering moet houden voor een bepaalde datum, bij veel verenigingen is dit binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Ook moet het bestuur volgens de statuten in de algemene vergadering verslag uitbrengen over het gevoerde beleid en de balans van baten en lasten ter goedkeuring aan de ledenvergadering voorleggen.

Anderzijds zijn er als gevolg van de coronacrisis door de overheid beperkingen opgelegd, waardoor het niet mogelijk is om een ledenvergadering te beleggen waarbij alle leden fysiek toegang kunnen hebben tot de vergadering.

De wet geeft ruimte om onder de huidige zeer bijzondere omstandigheden af te wijken van de statuten, want een geldende regel "is niet van toepassing voor zover dit in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn.” (artikel 8 lid 2 van Boek 2 BW)

Daarnaast geeft een tijdelijke wet ruimte om dit dilemma op te lossen. https://wetten.overheid.nl/BWBR0043413/2020-04-24

Een oplossing zou kunnen zijn dat de vergadering digitaal plaatsvindt. Dit zou dan zijn op eenzelfde manier zoals bijvoorbeeld de gemeenteraad vergadert: Ieder lid logt thuis in op een besloten online vergaderplatform. De vereniging moet dit faciliteren. Dit houdt onder andere in, dat de vereniging het mogelijk maakt dat alle leden aan een dergelijke online vergadering deelnemen, maar dan ook alleen leden en geen buitenstaanders. In de praktijk zal dit voor verenigingen veelal geen haalbare kaart zijn, dus praktisch gezien is dit geen oplossing.

Op zich hoeft dat geen onoverkomelijk probleem te zijn. De tijdelijke wet voorziet hier ook in, door de termijn van 6 maanden na afsluiting van het boekjaar met maximaal 4 maanden te verlengen.

Voor 1 november moet dus een algemene vergadering gehouden worden, tenzij de tijdelijke wet nog wordt verlengd.

In de praktijk kan het bestuur nog doorgaan tot een algemene vergadering gehouden kan worden. De goedkeuring voor het gevoerde (financiële) beleid over 2019 kan in een later stadium gegeven worden. Ook het (her)verkiezen van bestuursleden kan worden uitgesteld, aftredende bestuursleden blijven in functie tot een algemene vergadering gehouden kan worden.

Voorwaarde is naar ons oordeel wel dat het bestuur geen beleidswijzigingen doorvoert en alleen uitgaven doet waarvoor in een eerdere ledenvergadering toestemming is gegeven. In feite doet het bestuur datgene wat eerder in de ledenvergadering is afgesproken en moet verder ‘op de winkel passen’.

Een uitzondering hierop kan gemaakt worden wanneer het voortbestaan van de vereniging of het goed functioneren van de vereniging bedreigd wordt, of wanneer grote financiële schade voorkomen moet worden. Het bestuur moet deze handelswijze natuurlijk direct aan de leden melden en op de volgende ledenvergadering goed kunnen verantwoorden.

Om dit dilemma op een correcte manier op te lossen adviseren wij daarom, in overleg met juristen, de volgende stappen:

Het bestuur geeft een schriftelijk verslag van het gevoerde beleid en geeft de stand van baten en lasten aan de leden. De kascontrolecommissie controleert de boeken en doet hiervan verslag aan de leden. In de eerst mogelijke ledenvergadering vraagt het bestuur goedkeuring voor het gevoerde (financiële) beleid over 2019;
Het bestuur voert het beleid uit, zoals vastgesteld in de laatst gehouden algemene vergadering. Er worden geen wijzigingen in het beleid ingevoerd;
Het bestuur doet uitgaven tot maximaal het bedrag waarvoor het een mandaat heeft en doet verder geen uitgaven anders dan datgene wat in een eerdere algemene vergadering is besloten;
Wanneer zich een ernstige situatie voordoet die direct ingrijpen van het bestuur vereist waarbij wordt afgeweken van datgene wat is vastgesteld in de algemene vergadering, legt het bestuur hierover zo snel mogelijk schriftelijk verantwoording af aan de leden. In de eerst mogelijke algemene vergadering vraagt het bestuur achteraf goedkeuring.
- Wanneer zich een situatie voordoet die het voortbestaan of goed functioneren van de vereniging direct bedreigt, meldt het bestuur dit aan de leden. Het bestuur geeft aan wat het probleem is en wat de mogelijke consequenties zijn en op welke wijze het bestuur deze tracht te voorkomen.
- Wanneer zich een situatie voordoet die mogelijk tot grote kosten zal leiden, deelt het bestuur aan de leden mee, dat meer geld uitgegeven moet worden dan waarvoor het mandaat heeft. Het bestuur geeft aan wat het probleem is en wat de mogelijke consequenties zijn en op welke wijze het bestuur deze tracht te voorkomen.

Uiteraard is het verstandig dat het bestuur bovenstaande stappen naar de leden communiceert, wanneer het besluit om op deze wijze het dilemma op te lossen.